Τα πιο συνηθισμένα προγράμματα αλληλογραφίας που χρησιμοποιούμε είναι το Outlook και το Outlook Express και εγκαθίστανται στον υπολογιστή μας κατά την εγκατάσταση των Windows.

Το ότι χρειάζεται να έχουμε μία στρατηγική διατήρησης αντιγράφων ασφαλείας όλων των αρχείων μας, είναι εκ των ουκ άνευ.

Δεν υπάρχει χρήστης που δεν θα συναντήσει τουλάχιστον μία φορά κάποιον ιό, σκουλήκι ή δούρειο ίππο, που θα διαπεράσει τα συστήματα ασφαλείας που χρησιμοποιεί, που δεν θα υποστεί βλάβη το ίδιο το πρόγραμμα αλληλογραφίας του, που δεν θα αντιμετωπίσει προβλήματα τάσης και τροφοδοσίας ο υπολογιστής του ή κάποια στιγμή δεν θα πάθει ζημιά ο σκληρός του δίσκος.

Ότι και να κάνουμε, κάποια στιγμή θα μας συμβεί κάποιο ατύχημα κι αν δεν έχουμε προνοήσει να κρατάμε πλήρη αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων μας, θα χάσουμε χρήσιμα, κάποιες φορές πολύτιμα, ακόμα και κρίσιμα για τις δουλειές μας αρχεία.

Ειδικά όμως με τα αρχεία της αλληλογραφίας μας, τις υπόλοιπες πληροφορίες, καθώς και τις ρυθμίσεις, τις προτιμήσεις και τους κανόνες που έχουμε δώσει στο πρόγραμμα αλληλογραφίας μας, πρέπει να ακολουθούμε ειδική στρατηγική δημιουργίας αντιγράφων.

Αυτά τα δεδομένα έχουν προγραμματιστεί να μην διατηρούνται στα " Έγγραφά μας", δηλαδή σε μία διαφορετική περιοχή του σκληρού μας δίσκου από εκεί που βρίσκονται τα Windows, αλλά αποθηκεύονται μέσα σε μία εσωτερική περιοχή των Windows, σε αρχεία που έχουν την κατάληξη .pst και ειδικό format.

Υπάρχει μία σειρά λόγων που συμβαίνει και πρέπει να συμβαίνει αυτό.

Επειδή όμως ο πυρήνας των Windows, δηλαδή η περιοχή του σκληρού μας δίσκου στην οποία έχουν αποθηκευτεί τα Windows είναι ο συνηθισμένος στόχος των επιθέσεων από τους ιούς και τους άλλους εχθρούς του υπολογιστή μας, ενδέχεται μετά από μία επίθεση να διασωθούν τα " Έγγραφά μας", αλλά να χαθούν τα email,  οι διευθύνσεις αλληλογραφίας, οι επαφές, το ημερολόγιο και οι προγραμματισμένες εργασίες μας.

Για να διευκολύνει η Microsoft την τήρηση αντιγράφων ασφαλείας των Προσωπικών Φακέλων, δηλαδή των Εισερχομένων, Εξερχομένων, Απεσταλμένων και Διαγραμμένων επιστολών, του Ημερολογίου, των Επαφών και των Εργασιών, διαθέτει δωρεάν για κατέβασμα ένα πρόσθετο  μικρό πρόγραμμα για το Outlook 2003.

Στην φωτογραφία που συνοδεύει αυτό το άρθρο σας δείχνουμε κάτι αντίστοιχο που έχει κυκλοφορήσει στο εμπόριο ως πρόσθετο του Outlook Express.

Με αυτά τα πρόσθετα (Add-ins)  σας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξετε από όλα τα δεδομένα που διατηρείτε στο πρόγραμμα αλληλογραφίας σας, εκείνα για τα οποία θέλετε να κρατάτε αντίγραφα, να διαλέξετε σε ποιό μέρος του σκληρού σας δίσκου θα γίνεται η αποθήκευση των αντιγράφων, πόσο συχνά θα γίνεται η αυτόματη αρχειοθέτηση και θα μπορείτε να κάνετε ανά πάσα στιγμή μη αυτόματη αρχειοθέτηση.

Όλα αυτά αποτελούν το προτελευταίο βήμα της στρατηγικής σας.

Το τελευταίο βήμα είναι να αποθηκεύετε τελικά αυτά τα αντίγραφα που δημιουργούνται σε ένα αφαιρούμενο αποθηκευτικό μέσο, cd ή dvd, γιατί όπως είπαμε η σκοπιμότητα είναι να θεωρούμε ότι κάποια στιγμή ότι υπάρχει στο σκληρό μας δίσκο ενδέχεται να καταστραφεί.

Μπορεί η υιοθέτηση μίας στρατηγικής διασφάλισης των δεδομένων που φυλάσσονται στον υπολογιστή μας, να μας φαίνεται αγγαρεία, κόπος και σκοτούρα.

Αν συνυπολογίσετε ότι ως φυλή έχουμε το "προτέρημα" του ότι μπορείς να κάνεις αύριο, γιατί να το κάνεις από σήμερα, ή έχουμε την αισιοδοξία ότι τα κακά χτυπάνε πάντα τους άλλους κι εμείς είμαστε στο απυρόβλητο, υπάρχει ο κίνδυνος να πάθετε, να ξαναπάθετε και μετά να ξαναπάθετε, μέχρι να "βάλετε μυαλό".

Αυτή είναι η ευλογία της ελευθερίας των επιλογών.

Μπορείτε όμως να επωφεληθείτε από την εμπειρία των εταιρειών λογισμικού και των παλαιότερων χρηστών και να πάρετε τα μέτρα σας, αν όχι εξ αρχής τουλάχιστον μετά την πρώτη φορά που θα αντιμετωπίσετε το πρόβλημα και θα αρχίσετε να αντιλαμβάνεστε στην πράξη τη χρησιμότητά τους.

Καλή τύχη!